2022年9月9日
イベントを開催するには、企画書を書いて社内や社外の承認を得る必要があります。そのためには、イベントの内容が具体的にわかりやすく書かれている企画書の作成が重要です。
この記事では、イベント企画書の具体的な書き方や、承認を得られやすい企画書の提出方法などを解説します。提示すべき内容を6W2Hに沿って詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
イベント企画書の書き方は、大きく2つに分かれており、1枚で簡潔にまとめた書き方と数枚を使って詳細に説明する書き方があります。どちらの方法で書いた場合でも、企画書の基本構成は共通しており、以下の項目が必要です。
以上の内容を1枚でまとめる場合は、伝えるべき情報を精査して取捨選択をする必要があります。複数枚で作成する場合は、画像やグラフなどを活用して、重要な部分を詳細に説明するとよいでしょう。
1枚で書くときも複数枚で書くときも、関係者全員が理解しやすいように専門用語などを避けて、わかりやすい内容に仕上げることがポイントです。
イベント企画書の基本構成を把握したところで、次は具体的な書き方を紹介します。イベントを成功させるためには6W2Hを踏まえた作成が重要です。
イベントで最も重要なのが、イベントを行なう目的です。目的によって、イベントの内容やターゲットが異なります。イベントを成功させるためには、明確な目標やゴールの設定が重要です。
目的の達成度を確認するために、効果測定の方法も企画書の段階で盛り込んでおいたほうがよいでしょう。効果測定を明確にするためには、定量的な目標の設定をおすすめします。例えば、来場者数・顧客リスト獲得件数・アンケートでの満足度・売上金額などが定量的な目標として挙げられます。
イベント参加者を絞り込めれば、イベント参加後の満足度や評価が高まるでしょう。ターゲットを絞り込めば、宣伝方法や集客方法も絞り込めるため、コスト削減にもつながります。
ターゲットの絞り込みは、年齢や性別、職業など、詳細なペルソナを設定するとよいでしょう。イベントの目的が決まれば、ターゲットもある程度絞り込めます。絞り込めない場合は、過去に開催された類似イベントの参加者を調べてみると参考になります。
イベントの開催場所は、イベント内容に適しているか、想定する人数を収容可能か、アクセスしやすい場所かなどを踏まえる必要があります。予算内に収まるかどうかも重要でしょう。
人気のある会場は予約が取りにくいので、余裕を持って準備を進めるようにしましょう。
イベント開催までのスケジュールは、備品準備・集客・会場設営の開始時期など、重要なポイントで細かく区切るとよいでしょう。場合によっては、定例会議を定期的に開催し進捗の確認を行なうことにより、スケジュール通り進行しているか確認する機会を設けるとよいでしょう。
また、企画を進める途中にトラブルが発生しても対応できるように、余裕のあるスケジュールを組んでおく必要もあります。
イベントの開催日は、ターゲットが参加しやすい日程にすることも大切です。イベントといえば週末だと思うかもしれませんが、BtoB向けイベントであれば、平日昼間のほうが参加しやすいケースもあります。
先ほどもお伝えしたように、人気会場は早めに予約が必要ですし、イベントに参加しやすい時期は重なりがちのため、早めに段取りを進めていくことが大切です。
イベントで提供するコンテンツは、イベントの目的やターゲットに合わせて決めていきます。自社のオリジナリティが出せる独自性の高いコンテンツを提供して、競合との差別化を図ることも重要です。イベントへの参加で何が得られるのかを明確にして、ターゲットにとって魅力的なコンテンツを設定しましょう。
コンテンツが決まれば、準備に必要なものや、費用がどの程度かかるかなどが把握できます。
イベントをどのようにスムーズに開催するかは、提供するコンテンツと同じくらい大切です。コンテンツは素晴らしくても、イベントの進行に不手際があれば参加者は不満を感じる可能性があります。
イベントをスムーズに進行させるには、関係者同士の連絡方法や情報共有の方法を決めておくなど、あらゆる状況に対応できるようにしておくことが大切です。
ほかにも、会場内で移動する際の案内や誘導、有事の際の対応など、参加者が快適にイベントを楽しむための細かな対策を立てておくことも大切です。スムーズにイベントが進行することで参加者にも満足してもらえるでしょう。
イベントでの円滑なオペレーションを実現するには、関係者の役割や配置を適切に行なう必要があります。運営組織図を作成して、指示系統や役割を明確にし、現場の混乱を防ぐことが大切です。外注も必要な場合は、運営組織図に外注も含めて作成したほうが、役割や配置で混乱が生じにくいでしょう。
また、スタッフが多い場合は、すべてのスタッフをまとめて指揮するのが難しくなるため、部署ごとにリーダーを置いて負担を軽減するなどの工夫も有効です。
予算内でイベントを成功させるためには、収支表を作成するのが効果的です。収支表は概算ではなく「人件費」「機材費」など可能な限り内訳を書くと、無駄な出費が抑えられます。さらに、費用を算出した根拠も書き添えておくと、必要な費用がより明確になるでしょう。
しっかりとした内容の収支表を作成すれば、費用対効果も伝えやすくなり、企画書が承認される可能性が高くなります。
イベント企画書を提出する先は、おもに社内向けと社外向けになります。社内で企画書を提出する場合と、社外に向けて提出する場合とでは、企画書の内容を変える必要があります。
社内の場合は、企画の承認が目的のため、一目で内容を理解できるようなわかりやすい企画書を素早く作成することが大切です。
また、社内で企画書の承認を得る場合、一度で承認されるケースは多くありません。そのため、企画書の作成が目的にならないように迅速に作成して、細かい内容は社内関係者と協議して決めていくほうがよいでしょう。
一方で、社外に向けて提出する場合は、イベントに協賛するメリットや協賛する内容を、具体的に提示する必要があります。根拠となる客観的な資料のほか、収支表や具体的なスケジュール表を提出すると、説得力が増すでしょう。
東京都内でイベントを開催するなら「ヒカリエホール」がおすすめです。ヒカリエホールは、渋谷駅に直結している渋谷ヒカリエの9階にあるイベントホールです。イベント参加者や関係者がアクセスしやすい場所に位置しています。
イベントホールは、1,000㎡のホールAと、300㎡のホールBの2種類があります。単体利用のほかに、ホールAとホールBの一体利用も可能で、あらゆる規模のイベントに対応可能です。
搬入スペースには11t車まで入り、大型エレベーターも備えているため、大型の資機材でも容易に搬入できます。
ヒカリエホールは2012年の渋谷ヒカリエ開業以来、セミナー・ワークショップからショー・コンサートまで幅広い実績があります。企画段階からアドバイスもできますので、イベント企画を考えている方は、ぜひ一度ご相談ください。
イベント企画書は、1枚で簡潔に作成する方法と複数枚で詳細に説明する方法があり、いずれの場合も以下の6W2Hにしたがった内容の検討が大切です。
イベント企画書は、社内に提出する場合と社外に提出する場合があり、提出先に応じて内容を変更しましょう。
「ヒカリエホール」では企画段階からのアドバイスにも応じています。イベント企画で悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください。
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