現在日本では働き方改革が進められているなかで、会議の効率化が重要視されることも多くなりました。会議とは本来、事業の問題の解決策を決めたり、業務の改善や業績向上のための意見を出し合ったりする場です。
しかし、会議の意味を履き違え、ただ話すだけの雑談会になると、せっかく時間を割いて会議を開いたのにもかかわらず、かえって業務時間を無駄にしてしまうことになるでしょう。
そこで本記事では、会議を効率化するための3つのコツについてご紹介します。
【大前提】会議のあるべき姿とは？
ビジネスシーンで行われる会議は、何のために行うのでしょうか。会議をした先には何が変化していくのでしょうか。企業における会議のあるべき姿について触れていきます。
そもそも会議の目的とは
会議は、話し合いによって課題の洗い出しや問題解決などを図るために行うものです。
事業の軌道が少しズレてきた場合に、一度会議を開いて軌道修正をしたり、目標を再確認して事業のアップグレードを図ったりするのも、本来の会議の目的です。
よくある非効率な会議の例
無駄に時間が長い会議や、同じ議論を繰り返すなど、非効率な会議を経験している方も多いでしょう。会議が早めに終わったことで残りを雑談に費やしてしまうパターンもあります。
会議とは本来情報共有の場として機能するはずが、大事な情報が共有されず業務方針に反映されない会議も多々行われています。
目指すべき理想の会議とは
それでは、本来あるべき理想の会議とはどのようなものでしょうか。理想の会議にするには、会議の目的を全員が共有していることが重要です。会議は全員が同じ目的を共有しているからこそ、方向性が一致するのです。
目的が不鮮明なまま会議を行うと話し合いがまとまらず、結局何のための会議だったのかわからなくなります。目的が共有されていれば、会議を効率良く進められるため、短時間かつ密度の濃い会議となるでしょう。
効率的な会議の進め方～3つのコツを紹介
では、会議をスムーズに進めていくためのコツを3つご紹介します。会議を進行する際に、ぜひ意識してみてください。
事前準備を綿密に行う
会議をスムーズに行うためには、まず事前準備が重要です。
・資料の事前配布と目的や情報を共有するためのアナウンス
事前に、会議で議論する内容や資料などを参加者全員に周知をしておきましょう。
あらかじめ情報周知をしておくことで、会議の目的や話し合うべきことを共有することが大事です。
・機材や備品の確認
会議の進行を遮ることのないようプロジェクターやホワイトボードなど、会議に必要な備品がそろっている会場を予約しておきましょう。機材の使い方もあらかじめ把握しておくと、スムーズに会議を進行できます。
・意見やアイデアが欲しい場合は事前に告知する
会議内容や資料について意見やアイデアが欲しい場合は、会議前に参加者へ告知しておきましょう。事前に情報周知をしないと会議の方向性が定まらず、非効率な会議になってしまいます。
始まってから勝手に意見が飛び交う、アイデアを考えこんでしまう、会議自体の主旨を把握しておらず説明に時間を要してしまうなど議論の進行に支障をきたす可能性があります。
・WEB会議の導入で遠方参加者の移動時間をなくす
会議には、遠方から参加する方もいるかもしれません。しかし、遠方から来るとなると移動が必要なためコストがかかります。
そのようなときに便利なのがWEB会議です。WEB会議はそれぞれの端末にビデオ会議ツールをインストールすることで、場所に制限されることなく会議が可能となります。
WEB会議を行う際におすすめしたいのが、Hikarieカンファレンスの「WEB会議セット」です。
Hikarieカンファレンスは、渋谷ヒカリエ内にある貸し会議室で、WEB会議やオンラインセミナーなどでも多く使われています。
WEB会議セットでレンタルできる備品は、広視野角レンズ搭載のWEBカメラ（BUFFALO BSW500MBK）と、集音機能に優れたマイクスピーカーシステム（YAMAHA YVC-1000＋YVC-MIC1000EX）です。
HikarieカンファレンスのWEB会議セットを利用すれば、会場側が事前に機材のセッティングを行うため準備する手間がいりません。気軽にWEB会議を行えるので、ぜひ利用してみてください。
【HikarieカンファレンスWEB会議セット】
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参加者は少数精鋭で
会議の参加者には、できる限り会議の議題に関係のある人だけを招集することも重要です。議題に関係ない人が参加すると、会議の進行を妨げてしまうことも考えられます。
必要な人だけで必要な議論を交わせるように、会議の参加者は少数精鋭が望ましいでしょう。
会議の進め方を工夫する
会議をスムーズに進めるには、ときに工夫を凝らすことも大事になります。
・議論にズレが生じたときの戻し方
議論を進めていくと、ときには議論しているテーマからズレるケースもあります。そんなときは会議の進行役の人が、一言柔らかい口調で論点がズレていることを伝えるようにしましょう。
また、会議は参加者の時間を取って行うものになるので、議論すべき話題に絞って会議を進めるように注意する必要があります。
・批判するだけではなく、代替案を出す
会議を進める際、議論のなかで意見が分かれることがあるかと思います。ときには相手の意見に対して反対する場面も出てくるでしょう。しかし、ただ反対意見を発言して終わると、後味の悪い会議になりかねません。
反対意見を発言する場合は、良い方向へ進めるための代替案を出すことで相手も納得してくれるでしょう。
会議を円滑に進めるには「ファシリテーター」も必要
会議をスムーズに進めるための工夫やコツをご紹介してきましたが、会議を進めていくうえで欠かせない役割があります。その役割とは、司会（ファシリテーター）です。
ファシリテーターとは
ファシリテーターとは、集団行動においてスムーズになるよう進行する役割を意味します。会議の場合、参加者の発言を促したり議論を取りまとめる役割の人がファシリテーターにあたります。
ファシリテーターはスムーズに進行させる役割があるため、中立的な立場で会議の場をまとめることが求められます。会議がスムーズに進むかどうかは、ファシリテーターの進行が大きく影響するのです。
ファシリテーション力を高めるために磨きたいスキル
淡々と進行させるだけでは、会議は効率的にはなりません。ファシリテーション力を高めるためにも、司会役の人は以下のスキルを磨いておくとよいでしょう。
・アイスブレイクで雰囲気を和ませる
アイスブレイクとは、緊張した空気や硬い空気を壊してコミュニケーションを取りやすくすることです。会議においても、場の雰囲気を和ませて、全員が意見を言いやすくするスキルが重要になります。
・意見を咀嚼して、わかりやすい言葉で伝える
参加者から出た意見を理解したうえで咀嚼し、その内容をわかりやすく他のメンバーに伝えるのも重要なスキルです。自分の発言が他のメンバーに理解されていないと感じると、その人は次から意見を言いづらくなってしまいます。
・発言を肯定し、議論のキッカケを作る
参加者が出した意見を肯定し、発言の良いところに重点を置くことで意見が言いやすい雰囲気を作ります。また、出た意見からさらに深い意見を引き出し、参加者全員に感じ取ってもらうことで、より濃い議論になるでしょう。
ファシリテーターの力で会議を円滑化するために
会議が進んでいくなかで、意見が対立して議論が長引くことも出てくるでしょう。そんなときは、ファシリテーターが残りの連絡事項を知らせる、意見が飛び交っていても一旦議論を区切るなど、タイムキーパーの役割を担います。
また、ファシリテーターは中立的な立場で意見を聞き、良かった点はフィードバックします。参加者に対して平等に良い点をピックアップすることで、参加者全員からの信頼も獲得することができるでしょう。
さらに、会議の情報をシェアする、参加者のなかで認識の違いが発生しないように話の内容を確認することもファシリテーターの重要な仕事です。結論をまとめ、無事に予定していた会議の着地点に向かうように、うまくつなげましょう。
まとめ
今回は会議の効率化という視点から、会議の進め方のコツやファシリテーションの重要性などをご紹介してきました。意味のある会議をしなければ、会議はただの雑談会となり時間も労力も無駄になってしまいます。
会議は、社内の業務効率化を図ったり、業績向上をさせたりと、会社が成長するために行うものです。中身の薄い議論にならないようにするには、事前の準備やファシリテーターの進行が重要になります。
とはいえ、ときには今までにない進め方で斬新なアイデアを募ったり、その芽となるものを生み出したいときもあると思います。そんなときは会議室の雰囲気を変えることでうまくいくかもしれません。
Hikarieカンファレンスには、一般的なオフィスの会議室にはない、クリエイティブな空間「RoomO（オー）」があります。RoomOはコミュニケーションの輪が自然と広がるようなカジュアルな空間となっています。
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