上司や先輩に議事録の作成を頼まれて困った経験はありませんか？
議事録作成は、文書作成の練習や業務の理解を深めることにつながるため、新入社員や経験の浅い人が担当することが多い業務です。
議事録は、議論された内容や取り決められた内容を関係者に共有するための資料なので、プレッシャーは大きいかもしれません。
しかし、ポイントを押さえれば議事録の作成は決して難しくありません。
本記事では、議事録の目的と質の高い議事録に仕上げるためのコツを紹介します。
議事録の目的とは
議題に対する「決定事項」「今後のタスク」を書面で正確に残し、関係者間で共有することが議事録作成の目的です。重要な項目をひとつの議事録で共有するので、個々人の認識ズレや把握漏れの防止にも役立ちます。
決定事項を共有する
関係者全員の認識をあわせて次回以降内容の濃い議論が行えるよう、決定事項と経緯を共有しましょう。
欠席者は会議の内容を把握することができ、出席者にとっても備忘録として役立ちます。
今後のタスクを明確にする
決定事項の共有と同時に、今後の課題や新たなタスクに対して誰がどう対応するかも明確にしておきましょう。
優先順位やタスクの期日・対応者を決めることで、次の行動を具体的に生み出すことができ、またこの記録は、次回の議題としても活用できます。
決定責任の所在を明らかにする
誰が承認して何が決定されたかを記録しておきましょう。
役割の明確化、責任の所在を明らかにすることで業務がスムーズに進行できます。
議事録の構成に必要な項目
議事録を構成するうえで必要な項目は以下の通りです。
・会議名
・開催日時
・開催場所
・出席者（クライアントや上位職から順に）
・欠席者
・議事録作成者
・議題（目的・趣旨や背景）
・決定事項（重要な発言については、誰の発言かも明記）
・議論内容（決定に至った理由）
・今後の課題・懸案事項・保留事項・対策
・To Do（いつまでに、誰が何をやるか）
・次回の会議予定（開催日時・開催場所）
議事録の簡易サンプルはこちら
質の高い議事録にするための5つのコツ
議事録はただ共有されるだけではなく、関係者に読んでもらう必要があります。
ストレスなく読んでもらうためには、正しく・読みやすく・簡潔に、を心掛けましょう。
この章では、事前の準備から作成まで、一連の流れと共にコツを紹介します。
事前に構成を決めておく
議事録は会議後に作成というイメージですが、本来作成にあたっての準備は会議前から始めるべきです。
まずは、そもそもの会議の目的とこれまでの議論の流れを把握しておきましょう。アイディア出しのブレスト会議なのか、来期の方針を決める会議なのかで記録すべき内容は変わってきます。
この点を理解していれば、書くべきことの輪郭はハッキリするはず。議論内容や決定事項をきちんと記録できるように、会議の前までにメモを取るべき項目をチェックします。
会議中にメモを取る
議事録は正確さが大切です。可能であれば録音・録画・文字起こし機能なども活用しながら、大事な部分は必ずメモを取ります。
・主要な発言については、発言者も記録する
・重要な数字やキーワードを押さえる
・箇条書きや記号も上手に活用する
※録音録画は事前に許可をとる
※録音があるからと集中力を欠かないように注意する
要点を簡潔にまとめる
議事録は短時間で内容を理解できることが重要です。会議中に取ったメモをただ羅列すればいいわけではありません。「議事録」は他者が読むためのもの、「メモ」は自分のためのもので、議事録とメモの清書は少し異なります。読み手が知りたいことは何かを考えて簡潔にまとめます。
いつ（Ｗhen）・どこで(Where)・誰が(Who)・何を(What)・なぜ(Why)・どのように(How/How much)といった5W1H（5W2H）を意識することで、より簡潔にまとめられます。
※誰の発言かという主語は抜けやすいので注意が必要です。
事実を正確に読みやすく書く
伝える内容が精査出来たら、読みやすくまとめます。
場合によってはフォーマット等を活用することも有効です。
※ただし、既に決まったものがある場合はそれに倣いましょう。
・順序だてて簡潔に
・可能であれば敬称略
・ですます調は省略してOK
・箇条書きが有効
・適度な隙間をあける
・手書きの場合は読みやすい字を心掛ける
・語尾や全体のトーンは揃える
・配布資料を添付するのも忘れずに！
速やかに提出する
議事録は速やかに、一般的には24時間以内に提出するのが基本です。決定事項と次への課題を素早く共有するため、スピード感を重視します。
ただ、作成した内容に不安があるときは、共有前に上司に確認を依頼したほうがよいでしょう。誤記や不備による度重なる修正は混乱を招きます。再メールや共有サーバー上の修正などで済むことがほとんどですが、場合によっては二重線に訂正印が必要な場合もあるので、提出前によくチェックしましょう。
まとめ
議事録作成の目的は議題に対する「決定事項」「今後のタスク」の速やかな共有です。
会議の内容を整理し、正確に、簡潔に、読みやすくまとめましょう。
完成した議事録は、いつでもどこでもだれでも閲覧できるように保管しましょう。
プロジェクト達成まで、期末まで、長く役立つものになるといいですね。
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