2026年3月9日
「居酒屋の個室では格式が足りない」
「人数に合った交流会に使える会場が見つからない」
懇親会やパーティーの幹事を任された方なら、このように一度は会場選びで頭を抱えた経験があるのではないでしょうか。
そんな悩みを解消する選択肢が、貸会議室の活用です。
渋谷駅直結のヒカリエカンファレンスは、少人数ミーティングから懇親会・パーティーまで対応できる複数の会場を備えています。
本記事では、貸会議室で懇親会を開く利点や会場選びの基準、幹事の負担を軽減する具体的な方法を解説します。
「貸会議室＝堅い会議の場所」というイメージをお持ちの方も多いかもしれません。
しかし近年、企業の懇親会やレセプションパーティーの会場として貸会議室を選ぶケースが増えています。
人気の理由は、貸会議室ならではの3つの特徴にあります。
| 貸会議室ならではの特徴 | |
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テーブルや椅子の配置を自在に変えられるため、着席ディナーから立食パーティーまで同じ空間で対応できる |
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ビジネスユースを前提に設計された内装は、取引先を招くレセプションや社内表彰式にもふさわしい雰囲気を備えている |
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ケータリングの手配から設営・撤去まで窓口が一本化されるため、幹事が個別に業者を探す手間がかからない |
レンタルルームなど懇親会では、料理・機材・会場の打ち合わせをすべて別々に進める必要があるケースも多く、幹事への負担が大きくなりがちです。
一方、貸会議室であれば各種手配や調整の窓口を一本化できる会場も多いため、準備の工数を抑えながら企業イベントにふさわしい空間と演出を両立できます。
懇親会の満足度は会場選びで決まるといっても過言ではありません。
幹事が押さえておくべき5つの選定基準を順に紹介します。
懇親会の会場選びは、参加人数に見合った広さの確保が基本です。
立食パーティーの場合、1人あたり1〜1.5㎡程度のスペースが目安とされています。
例えば、20〜50名規模の懇親会であれば、30〜75㎡ほどの会議室が候補になります。
ただし、受付スペースやケータリングの配膳台を設置するエリアも考慮すると、人数分のスペースだけではやや手狭に感じるケースがあります。
参加者がゆとりを持って交流できるよう、想定人数に対して少し余裕のある広さを選んでおくのがおすすめです。
なお、会場ごとに収容条件は異なるため、事前に内覧して実際の広さや雰囲気を確認しておくと安心です。
懇親会は夕方から夜にかけての開催が大半を占めるため、終電時間を気にする参加者が少なくありません。
駅から遠い会場では途中退席者が増え、せっかくの交流機会が損なわれてしまいます。
会場は駅直結、もしくは最寄り駅から徒歩5分以内の立地を目安にするのがおすすめです。
雨天や猛暑日でも屋外を歩く距離が短ければ、参加者の負担は大きく軽減されます。
また、複数路線が乗り入れるターミナル駅であれば、都内だけでなく近郊エリアからの参加者も集まりやすく、二次会への移動もスムーズです。
料理と飲み物のクオリティは、参加者の満足度に直結します。
会場を選ぶ際には、ケータリングメニューのジャンルやボリューム、アレルギー対応、ヴィーガンメニューの有無を確認しておくと安心です。
特に近年はグローバル企業の交流会も増えており、ハラール対応やベジタリアンメニューへのニーズが高まっています。
多様な食の嗜好に対応できる会場であれば、海外からのゲストが参加する懇親会でも心配がありません。
フリードリンクプランを検討する場合は、アルコールの種類やソフトドリンクの充実度、提供時間、追加料金の有無まで事前に把握しておくと、当日の予算超過を防げます。
乾杯の挨拶、余興の映像演出、表彰式のBGMなど、懇親会では音響・映像設備を使う場面が多く発生します。
基本となる機材はワイヤレスマイク・スピーカー・プロジェクター・スクリーンの4つです。
会場に備え付けの設備があれば外部レンタル費用を抑えられ、搬入・搬出の手間も省けます。
さらに照明の調光機能を備えた会場なら、歓談タイムはやや暗めに、表彰式では明るくと、シーンに合わせた雰囲気の切り替えも可能です。
映像演出を重視する場合は、プロジェクターの明るさ（ルーメン数）やスクリーンサイズも事前に確認しておくとよいでしょう。
当日の運営をスムーズに進められるかどうかは、会場側のサポート体制にも左右されます。
設営・撤去の作業、音響映像機器の操作、ケータリングの配膳と補充まで、幹事だけですべてをカバーするのは簡単ではありません。
会場スタッフが常駐している施設であれば、機材トラブルや進行変更にも即座に対応してもらえます。
初めて懇親会の幹事を務める方には、企画段階から相談に乗ってくれる会場を選ぶと心強いでしょう。
レイアウトの提案やタイムスケジュールの作成まで伴走してくれる施設なら、準備の不安を大きく解消できます。
懇親会の会場には、居酒屋・レストラン・ホテル宴会場など複数の選択肢が存在します。
貸会議室をあえて選ぶ3つのメリットを整理しましょう。
貸会議室は、20〜30名の少人数から数百名規模まで、参加人数に応じた広さの会場を選べる点が大きなメリットです。
同一施設内に複数の会場がある場合、メインの会議室でセミナーや講演会を実施した後、隣接する会場で懇親会を開催するという動線設計も可能です。
フロアをまたぐ移動がなければ参加者の負担は少なく済むため、イベント全体の一体感を維持したまま懇親パートへスムーズに移行できます。
幹事にとっても会場の手配先が一つで済むため、複数施設を押さえる手間や連絡コストを削減できるでしょう。
企業主催の懇親会では、会場の雰囲気がそのまま主催企業のイメージとして伝わります。
取引先や顧客を招くレセプション、社内表彰式など、フォーマルな場にふさわしい空間を選ぶことが大切です。
ビジネスユースを前提に設計された貸会議室は、内装・照明・動線が洗練されており、居酒屋やカジュアルなレストランでは実現しにくい上質な雰囲気を備えています。
また、完全なプライベート空間を確保できるため、周囲の目を気にせず進行に集中でき、新規事業の発表や人事関連の祝賀会など機密性の高いイベントにも対応可能です。
幹事にとって、会場の準備と後片付けは時間的にも体力的にも大きな負担です。
貸会議室なら、テーブル・椅子のセッティングからケータリングの配膳、終了後の撤去作業まで会場スタッフに一任できます。
幹事は当日の司会進行や参加者への対応に集中でき、イベント全体のクオリティ向上につながるでしょう。
受付やクローク（荷物預かり）の対応まで任せられる会場であれば、運営にかかる人手も最小限に抑えられます。
出典：https://space.hikarie.jp/conference/facility/
渋谷ヒカリエ内の貸会議室「ヒカリエカンファレンス」は、企業の懇親会やパーティー会場として多くの法人に利用されています。
ここでは、選ばれている5つの理由を紹介します。
渋谷駅直結という立地は、ヒカリエカンファレンス最大の強みです。
地下通路で駅と直結しているため、雨天でも傘を使わずに来場できます。
JRと私鉄あわせて9路線が乗り入れる渋谷駅は、国内有数のターミナル駅です。
東急東横線・田園都市線、東京メトロ副都心線・半蔵門線など多方面からのアクセスに優れており、都内はもちろん横浜方面や埼玉方面からの参加者も集まりやすい立地です。
遠方のゲストにも案内しやすく、幹事にとって心強い会場といえるでしょう。
ヒカリエカンファレンスは、規模に応じた5つの会場から選ぶことが可能です。
11階のカンファレンスフロアには、15〜50名程度の懇親会に適した会議室が複数用意されています。
なお、大規模なレセプションには、同施設9階に位置するヒカリエホールがおすすめです。
天井高7mの開放的な空間で、最大600名程度の立食パーティーにも対応しています。
部署単位の少人数の打ち上げから全社規模のパーティーまで、同一施設内で対応できるため、成長企業の規模に応じた使い分けが可能です。
ヒカリエカンファレンスでは、提携するケータリング会社を通じて、懇親会向けの料理・ドリンクを手配できます。
フィンガーフード中心のカジュアルなプランから、温菜や肉料理を揃えた本格的なビュッフェまで、会の趣旨や予算に合わせて選べる点が特徴です。
ドリンクについても、アルコール・ソフトドリンクの両方に対応したフリードリンクプランが用意されています。
会場手配と同時にケータリングまで一括で依頼できるので、幹事の手間を大幅に減らせるのもうれしいポイントです。
渋谷ヒカリエは2012年の開業以来、渋谷を代表するランドマークとして広く認知されています。
ヒカリエホールでは、楽天ファッションウィーク東京のランウェイ会場や、大手IT企業のカンファレンスなど、著名なイベントが数多く開催されてきました。
カンファレンスフロアでも、企業のセミナー後の懇親会やプロジェクトの打ち上げなど、法人利用を中心に幅広い用途で活用されています。
こうした実績を持つ施設での開催は、主催企業のブランドイメージにもプラスに働きます。
社外ゲストを招くレセプションでは、会場の知名度が信頼感の醸成につながるでしょう。
ヒカリエカンファレンスは、多様なシーンで活用されています。
本章では、代表的な利用シーンを4つ紹介します。
新年度のキックオフや、プロジェクト完了後の打ち上げとして多くの企業に利用されています。
部署単位の少人数から50名規模の懇親会まで柔軟に対応できます。
また、同一フロア内に大小5つのお部屋をご用意しているため、メインの会議室で表彰式やプレゼンテーションを実施した後、隣接する会場で懇親会を開催することも可能です。
施設をまたいだ移動が不要なため、イベント全体の一体感を損なわずに進行できるでしょう。
会社設立の周年記念や、上場記念パーティーにも対応しています。
カンファレンスフロアでは、15〜50名規模のアットホームな祝賀会を開催でき、ケータリングと組み合わせた立食スタイルが人気です。
事前のレイアウト設営やケータリングの手配も施設スタッフがサポートするため、当日はゲストをスムーズに案内できます。
なお、大規模なレセプションを検討される場合は、同施設9階のヒカリエホールも選択肢に入るでしょう。
カンファレンスやセミナーの後に開催する交流会としても、ヒカリエカンファレンスは最適な環境です。
セミナーを開催した後にレイアウト転換もできますが、同フロアの別室で懇親会へ移行するといったご利用も可能です。
また、渋谷はサイバーエージェントやDeNA、GMOなど大手IT企業が本社を構えるエリアで、業界関係者が集まりやすい立地です。
貸会議室での懇親会は、セミナーの熱量を保ったまま参加者同士の交流を促進し、ビジネスマッチングの場としても活用できるでしょう。
ヒカリエカンファレンスは企業イベントだけでなく、小規模な結婚式の二次会や同窓会にも利用できます。
渋谷駅直結のため、幅広い年代・エリアから参加者が集まりやすい点が大きなメリットです。
カンファレンスルームはテーブル配置やレイアウトの自由度が高く、パーティーの趣旨に合わせた空間づくりに対応しています。
堅苦しくないリラックスした雰囲気で、参加者全員が楽しめるイベントを開催できるでしょう。
ヒカリエカンファレンスでの懇親会は、3つのステップで開催まで進みます。
まずは公式サイトから空き状況を確認し、希望の日程・会場をオンラインで予約できます。
実際の会場を見てから判断したい方には、内覧の案内も可能です。
広さや雰囲気、備え付けの設備を直接確認いただくことで、当日のイメージを具体化できるでしょう。
会場が決まったら、イベントの詳細を打ち合わせます。
レイアウトの配置、ケータリングメニューの選定、音響・映像機材や備品の手配など、必要な項目をヒアリングしながら最適なプランを提案します。
予算に応じた調整にも柔軟に対応しており、お見積りの作成も可能です。
会場のレイアウトは、事前の打ち合わせ内容に基づきスタッフが事前にセッティングします。
到着後すぐにイベントを開始できるため、幹事の負担を最小限に抑えられます。
利用後の会場備品の片付け・撤去もスタッフが対応するので、終電の時間を気にする参加者がいる場合でも、余裕を持ったスケジュールで運営できるでしょう。
カンファレンスフロアでは、セミナー後の交流会や部署単位の打ち上げ、プロジェクト完了後の懇親会など、法人利用を中心に幅広い用途でご活用いただいています。
15〜50名規模のカジュアルな懇親会から、ケータリングを手配した立食パーティーまで、目的に合わせた柔軟な使い方が可能です。
また、大規模なレセプションや記念パーティーの事例については、ヒカリエホールの公式サイトで詳しくご紹介しています。
貸会議室は、懇親会やパーティーの会場として多くのメリットを持つ選択肢です。
通常の飲食店では難しい柔軟な会場レイアウト、上質な空間演出、設営から撤去までのトータルサポートを一括で受けられます。
幹事の準備負担を軽減しながら、参加者の満足度を高められる点は、貸会議室ならではの強みといえるでしょう。
出典：https://space.hikarie.jp/conference/facility/
「ヒカリエカンファレンス」は、渋谷駅直結の渋谷ヒカリエ11階に位置する貸会議室です。
部署単位の打ち上げやセミナー後の交流会など、カジュアルな懇親会に最適です。
なお、数百名規模での懇親会会場でご検討の場合は、同施設の9階にある「ヒカリエホール」もおすすめです。
広さ1,000㎡のホールAと300㎡のホールB、いずれも天井高7mの開放的な空間で、周年記念パーティーや大規模レセプションにも対応しています。
いずれの施設も渋谷駅直結でアクセス抜群です。懇親会やパーティーの会場選びでお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。
HPはこちらhttps://space.hikarie.jp/conference/