2026年3月31日
採用活動で対面面接を行う際、自社の会議室だけでは部屋数やスペースが足りず、困った経験はありませんか。
面接シーズンには1日に何十人もの応募者が訪れるため、面接室に加えて待合スペースの確保も必要です。
近年、オンライン面接と対面面接を併用する企業が増えています。
最終面接など対面が求められる場面で注目されているのが、貸し会議室の活用です。
貸し会議室を面接会場に選べば、規模や形式に合わせた柔軟な運用が可能になります。
本記事では、採用担当者の方に向けて、会場選びで押さえるべきポイントを解説します。
出典：https://space.hikarie.jp/conference/facility/
採用面接の会場には、自社オフィス以外にもホテルや公共施設などの選択肢があります。
そのなかで貸し会議室が多くの企業に選ばれるのは、コスト・立地・柔軟性の3つの面でバランスが優れているためです。
まず、コスト面ではホテルの宴会場などと比べて費用を大幅に抑えられます。
立地面では、主要駅から徒歩圏内に位置する施設が多く、応募者にとってアクセスしやすい環境を整えられます。
さらに柔軟性の面では、部屋の広さやレイアウトを面接の規模に合わせて選べるため、少人数の個人面接から大規模な集団面接まで対応が可能です。
対面での採用面接に貸し会議室を活用すると、自社オフィスでは得られない利点が数多くあります。
面接会場に貸し会議室を選ぶ5つのメリットを紹介します。
貸し会議室の最大の利点は、面接の参加人数に応じた広さの部屋を予約できる点です。
2〜3名の個人面接であれば小型の個室を、20名以上の集団面接であれば広めの会場を選べます。
自社オフィスの場合、空いている会議室の広さに合わせて面接を組まなければなりません。
一方、貸し会議室であれば面接の規模を先に決め、最適な部屋を後から選択できます。
繁忙期には面接と並行して待合室を別途借りることも可能なため、応募者を長時間お待たせする心配もありません。
採用スケジュールに合わせた柔軟な運用が可能です。
貸し会議室では、面接の形式に合わせてテーブルや椅子のレイアウトを自由に変更できます。
個人面接では面接官側に机と椅子、応募者側に椅子のみを配置するシンプルなレイアウトが一般的です。
また、グループディスカッションなど選考フェーズによっては、島型に変更することも可能です。
他にも、施設によってはパーテーションで部屋を区切り、複数の面接ブースを同時に設けられるところもあります。
面接形式ごとに最適な空間をつくれるため、スムーズで質の高い選考を行いやすくなります。
貸し会議室は1日単位ではなく時間枠単位で予約できる施設が多く、面接に必要な時間分だけ利用料を支払う仕組みです。
たとえば、午前中に3時間枠だけ借りて面接を行い、午後は利用しないという使い方も可能です。
自社で面接専用の部屋を常時確保しようとすると、事前のセッティングなども含めて面接で利用しない時間帯にも場所のコストが発生します。
一方、貸し会議室であれば、面接がない日には費用が一切かかりません。
面接の回数が増える時期だけ利用頻度を上げるなど、状況に応じた調整もできる点もメリットです。
多くの貸し会議室には、プロジェクター・スクリーン・ホワイトボード・Wi-Fiなどの設備があらかじめ用意されています。
面接前に会社紹介の映像を上映したり、事業説明のスライドを投影したりする場面で、自社から機材を持ち込む手間がかかりません。
また、Wi-Fi環境が整った施設であれば、オンラインと対面を組み合わせたハイブリッド面接にも対応できます。
電源コンセントやテーブルタップなどの細かな備品まで揃っている施設も多く、ノートPCやタブレットを使った適性検査をその場で実施することも可能です。
担当者は備品の準備や返却に時間を取られず、面接運営に集中できます。
貸し会議室は、ターミナル駅や主要ビジネスエリアの周辺に立地する施設が豊富です。
自社オフィスが郊外や最寄駅から離れた場所にある企業でも、応募者がアクセスしやすいエリアに面接会場を設けられます。
駅から徒歩数分の立地を選べば、応募者が道に迷うリスクを軽減でき、遅刻によるスケジュールの乱れも防ぎやすくなります。
また、遠方からの応募者にとっても、新幹線や空港からの乗り換えが少ない主要駅近くの会場のほうが参加のハードルが下がるでしょう。
応募者目線でアクセスの良い場所を選ぶ姿勢は、企業への好印象にもつながります。
「道に迷って遅刻した」「場所がわからず不安になった」こうしたトラブルは、応募者の心証だけでなく面接そのものの質にも影響する可能性があります。
スムーズな面接を実現するために、会場へのアクセス案内と予約タイミングの2点を押さえておきましょう。
貸し会議室で面接を行う場合、応募者は「なぜ本社ではないのだろう」と不安を感じることがあります。
そのため、面接案内のメールには、別会場で実施する理由をひと言添えるのがおすすめです。
「会議室確保のため外部会場をお借りしています」など、簡単な説明があるだけでも応募者の安心感は大きく変わります。
メールに記載しておきたい情報は以下のとおりです。
会場の住所と最寄り駅からの道順（Googleマップのリンクも添付）
ビルのエントランスから受付までの動線
到着後の連絡先（担当者の電話番号）
また、前日にリマインドメールを送っておくと、当日の無断キャンセルや遅刻の防止にもつながります。
採用面接で貸し会議室を利用する企業は多く、時期によっては希望の日程で予約が取れないケースもあります。
新卒採用では選考が本格化する初夏以降、中途採用では年度切り替え前の1〜2月や下半期スタートの10月前後に予約が集中します。
特に駅から徒歩5分以内のアクセスの良い施設は埋まりやすいため、面接スケジュールが決まった段階で早めに仮押さえしておくのがおすすめです。
なお、複数日程の面接を予定している場合は、同じ会場を継続利用できるかも事前に確認しておくと、会場案内の手間が省けて運営負担を減らせます。
面接会場の環境は、応募者が企業に抱く第一印象に直結します。
貸し会議室を面接で利用する際は、アクセス・内装・動線・防音性・設備の5つの観点から比較するのがおすすめです。
応募者の多くは電車で来場するため、最寄り駅から徒歩5分以内の会場が望ましいでしょう。
駅から距離があると、土地勘のない応募者が迷って遅刻するリスクが高まります。
駅直結や大型商業施設内の会議室であれば、雨天でも濡れずに到着でき、目印もわかりやすいため案内の手間が省けます。
初めて訪れる応募者の目線に立ち、建物の外観が見つけやすい会場を選びましょう。
面接会場の内装は、応募者がその企業に対して持つ印象に直結します。
壁紙の汚れや照明の暗さ、古びたオフィス家具が目立つ空間では、応募者の入社意欲が下がってしまう可能性があります。
反対に、明るい照明と清潔な空間が保たれている会場を選ぶことで、企業の信頼感を高められます。
予約の際はホームページの写真だけで判断せず、可能であれば事前に内覧して実際の状態を確認しておくと安心です。
面接を連続して行う場合、前の応募者と次の応募者が鉢合わせしないよう配慮が必要です。
ロビーやラウンジなどの待合スペースが会場内にあるかを確認しましょう。
待合スペースがない場合、応募者は廊下やエレベーターホールで待たされることになり、不安を感じやすくなります。
面接室への入退室ルートが一方向で確保できる施設であれば、応募者同士の接触を避けつつ、スムーズな運営が可能です。
なお、会場内に適したスペースがない場合は、待合用に別の部屋をもう1室借りるのも有効です。
面接では、応募者の経歴や志望動機などの個人情報を扱います。
隣室の音が漏れる環境では、応募者が話しづらさを感じるだけでなく、情報漏洩のリスクも生じます。
防音対策が施された個室タイプの会議室を選ぶのが安心です。
見学時には、隣の部屋からの音漏れがないかを実際に確認すると良いでしょう。
面接では、机と椅子の配置が対面形式に適しているかを最初に確認しましょう。
面接官と応募者の距離は120cm〜150cm程度が適切とされており、圧迫感のないレイアウトが好まれます。
また、オンライン面接を併用する場合は、安定したWi-Fi環境やモニター、Webカメラの貸し出し有無も確認しておくと安心です。
ホワイトボードや電源タップといった備品が用意されているかも、会場選びの比較材料になります。
貸し会議室を面接会場として利用する際、コストや会場選びについて疑問を持つ採用担当者は多いでしょう。
ここでは、面接会場の手配がはじめての方からよく寄せられる質問に回答します。
面接に使う少人数向けの貸し会議室（2〜10名規模）の場合、1時間あたり数千円〜1万円超まで、立地やグレードによって幅があります。
郊外のシンプルな会議室であれば数千円程度で借りられる一方、駅直結の好立地や設備が充実した施設では1万円前後が目安です。
プロジェクターやホワイトボードなどの備品使用料が料金に含まれているかどうかは施設によって異なるため、予約時に内訳を確認しておきましょう。
面接案内メールには、会場の住所・最寄り駅・出口番号・徒歩所要時間を明記しましょう。
加えて、ビル名やフロア番号、到着後の受付方法も記載すると親切です。
当日に連絡が取れる担当者の電話番号も忘れずに添えておきましょう。
アクセス・防音性・レイアウト変更の可否・Wi-Fi環境の4点は、予約前に必ず押さえておきたい項目です。
加えて、待合スペースの有無や、面接室への入退室動線が確保できるかも確認しておくと、当日の運営がスムーズになります。
可能であれば事前に内覧し、実際の音漏れや室内の明るさを自分の目と耳で確かめておくと安心です。
貸し会議室を面接会場として活用すれば、自社にスペースがない場合でも、応募者に好印象を与えられる環境を整えられます。
会場選びではアクセス・清潔感・防音性を軸に比較し、応募者への案内も丁寧に準備しておきましょう。
渋谷駅直結のヒカリエカンファレンスは、少人数の面接から会社説明会まで対応できる全5室を備えています。
面接会場をお探しの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
HPはこちらhttps://space.hikarie.jp/conference/