ウェビナー会場を活用して、スムーズなセミナーや研修を実現しませんか？オンライン企業セミナーやオンライン説明会などの情報をよく見聞きするようになった昨今、そろそろ自社でもオンラインに切り替えてみようかと興味をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
オンラインセミナーが初めての方や、技術的な面に不安のある方でも、ウェビナー会場を活用するとスムーズに進められます。
今回は、ウェビナー会場を活用するメリットや流れについて解説します。ウェビナーの成否を左右するウェビナー会場を適切に選ぶ4つのポイントも、ぜひ参考にしてください。
ウェビナーとは？広がる会場のオンラインサービス
ウェビナーとはオンラインで実施するセミナーを指し、WEBとセミナーの言葉を結びつけた造語です。現在は、リアルタイムのライブ配信のほか、あらかじめ録画したものを後日配信することもできます。
セミナーのオンライン化は盛んになっており、プロの配信スタッフがウェビナーをサポートするプランがある会場も増えてきました。
例えば、Hikarieカンファレンスが提供する配信サポートプランでは開催規模や内容に応じて様々なプランをご用意しております。カメラや配信用PCなど必要な機材はそろっているため、利用者の負担を最小限に抑えて開催できるのも魅力です。
また、会場のオンラインサービスの活用用途は、セミナーだけではありません。
社内会議や面接・面談といった小規模な機会でも、違和感なくスムーズに進行できる環境が整います。また、社内外に向けて実施する研修や勉強会、ワークショップなどの開催も可能です。
その他、採用説明会や顧客に対する商品・サービスの説明会などで利用する企業も増えてきています。株主総会や決算説明会など多くの人が参加する催事でも活用できるでしょう。
ウェビナー会場を活用するメリット
ウェビナーを開催するにあたり重要なのは、配信用の機材や安定的な回線です。これらはウェビナーの進行や質にも影響を与える要素ですが、準備に手間がかかることで肝心の内容に集中できなくなると本末転倒でしょう。
その点、ウェビナー会場を利用すれば以下のようなメリットがあります。
機材面におけるメリット
1対1の場合は、カメラや配信用PCなどの心配はあまりないかもしれませんが、複数／多数の参加者がいる場合、やはり相応の設備が必要です。さらに、セミナーやイベントの開催規模は変わることも多く、その都度規模に合わせた設備を用意するには膨大なコストがかかります。
ウェビナー会場には、開催規模や内容に必要なスペックの機材が用意されているので便利です。
スムーズな配信のための準備や設定も安心
機材をそろえたとしても、音響・映像・回線などを適切に設定しないと、配信できない、開催途中で回線が切れるなどのトラブルが起こるリスクが高まります。
ウェビナー会場であれば、配信までの準備や設定・回線トラブル対応をプロのスタッフに任せられるので安心です。また、セミナーの規模に適した場所・スペースを確保できる点も魅力でしょう。
参加者の集客や当日の進行に集中できる
Zoom、Microsoft Teams、Youtubeなど、実際に自分たちが使用するツールの操作面で不安がある方も多いでしょう。
しかし、技術的な面はすべてプロのスタッフに任せられるため、ウェビナーが初めての方でも安心です。機材や設定など、さまざまなサポートが充実していることで、利用者は必然的に集客やセミナーの内容に集中できます。
ウェビナー会場を活用する流れ
ウェビナー会場を活用してセミナーを開催する際の、一般的な流れを見ていきましょう。
講師の手配やセミナーの告知も行う必要があるので、余裕を持ったスケジュールで進めることをおすすめします。
- 【相談】会場へのお問い合わせ
- 【調整】会場のご利用日程や使用機材の調整
- 【契約】見積り・ご契約
- 【集客】セミナーの告知・案内
- 【確認】使用する機材のチェック
当日のタイムスケジュールやレイアウト - 【本番】本番（ライブ／録画）
- 【事後】録画されたセミナー映像の確認
なお、詳細は各サービス会社で異なるため、事前に確認するようにしてください。
ウェビナー会場の選び方・選定のポイント
ウェビナー用の会場を検索すると、多くの会場が見つかります。そのなかから、どのような基準で会場を選べばよいのか迷われる方も多いでしょう。
そこで、自社にとって最適な会場を選ぶためのポイントを解説します。
必要な機材やサービスが整っているか
まずは、配信に必要な機材や適切なスペース、安定的な回線を確保できるかどうかを見ましょう。また、録画配信など自社が予定している配信内容に対応できるかどうかも確認してください。
その他、各社・各担当者で知識やスキルに違いがあるため、配信担当者にどの程度の専門性や経験や実績があるかも重要です。
なお、Hikarieカンファレンスでは以下のスペックを確保できます。
高速・快適な光インターネット回線
「iTSCOM.net for Business IP接続サービス（1G）」
・当施設専有回線 2回線
RoomA＋B＋O共有で1回線（1Gbps）
RoomC＋D共有で1回線（1Gbps）
配信中のサポートの有無
会場には配信機材を提供するのみの会場と、配信中のサポートまで提供する会場もあります。配信中のサポートも提供している会場であれば、万一配信トラブルが起きた際の対応も任せられるので安心です。会場によってサポート範囲も異なるので事前にしっかり把握しておきましょう。
Hikarieカンファレンス（配信サポートプラン）であれば、配信中のサポートも万全です。各種配信ツールに対応し、ウェビナー配信が初めての方でも安心してご利用いただけます。
料金プラン
ウェビナー会場によって、設定料金は異なります。さまざまなプランやパッケージを設定している会場もあるので、料金体系をしっかり確認することが大事です。
必ずしもすべてが含まれているプランを選ぶ必要はなく、利用するものだけオプションで選んだほうがコストの削減につながるでしょう。契約前に見積を出してもらい、サービス内容を明確に把握したうえで、比較検討されることをおすすめします。
講師の方がアクセスしやすい会場
ウェビナー会場の立地や、アクセスのしやすさも見ておきたいポイントです。特に、外部講師にセミナー講義を依頼している場合、会場の立地は重要な要素となります。場所によっては、講師に依頼を断られてしまうこともあるかもしれません。
Hikarieカンファレンスの場合、渋谷駅直結と利便性の高い場所に拠点を置いています。セミナー講師の方を招待する場合にもアクセス面が優れているので、足を運びやすいでしょう。
まとめ
ウェビナーとはWEB上で開催するセミナーのことです。コロナ禍において、セミナーのオンライン化はますます盛んになっています。初めてのウェビナーで技術面に自信がなくても、サポートの充実したウェビナー会場を活用すれば大丈夫です。
心配な面はプロのスタッフに任せて、講義の内容を充実させましょう。ウェビナー会場は続々と増えており、各社で料金体系もサービス内容も異なります。今回、ご紹介したポイントなどを参考にして、理想とするウェビナーに対応できる会場を探しましょう。
Hikarieカンファレンスも配信サポートプランを提供しています。ぜひ一度、ご相談ください。
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