イベントのタイトルによく見られる「フォーラム」という単語。イベントの形式を表す言葉ですが、他にも「シンポジウム」など似たような場面で使われる言葉は多数あります。それぞれの意味や違いをきちんと説明できない人もいるのではないでしょうか。
イベントを企画・開催するなら、言葉の意味を理解して使い分けることが大切です。この記事ではフォーラムとは何か、シンポジウムやカンファレンスなど似ている言葉との違いやフォーラム開催に必要なものを解説します。
フォーラムとは
フォーラム（forum）とは英語で集会所を意味し、もともとは古代ローマにあった集会用の広場を指す言葉です。人々が集まる場所という意味合いから、ホールなどの施設名に使用されることも珍しくありません。また、共通の興味・関心を持つ人が集まって情報交換できる場所を示すIT用語としても使われています。例えば、インターネットの掲示板もフォーラムの一つといえます。
一般的にフォーラムの目的は、あるテーマについて議論・討論を行ない「結論」を出すことです。単純に集会所を示す言葉でもあるため、テーマに沿って参加者が意見を交わし情報交換することを目的とする場合もあります。
なお、語源は場所を指す言葉ですが、話し合いまで含めた言葉であるため「フォーラムディスカッション」が正しい言葉です。公開討論会・座談会と訳されることもあります。ただし、日本語としての公開討論会は、選挙前に候補者同士が討論する場を表す言葉として使われることが多く、座談会はより気楽で小規模なものというニュアンスを含みます。
フォーラムと似た言葉との意味の違い
人々が集まる場面を指すカタカナ表記の言葉は他にもあります。それぞれの意味を把握して、使い分けられるようにしましょう。
シンポジウムの意味とフォーラムとの違い
シンポジウムは討論会という意味や研究発表会という意味があり、専門的な内容の集会によく使用されます。テーマについて登壇者が発表し、質疑応答を行なう流れです。登壇者同士、進行役、聴衆を問わず質問できる点が特徴で、イベント形式はフォーラムとよく似ています。しかし、結論よりも異なる意見の交換が重視される点がフォーラムとの大きな違いです。
ディベートの意味とフォーラムとの違い
ディベートではテーマに対して、賛成・反対の2つに分かれて討論します。単なる意見交換ではなく、「どちらが正しいのか」を白黒はっきりさせるイメージです。結論を出すという点ではフォーラムと似ている部分もありますが、はじめから意見を二分させる点で大きく異なります。
パネルディスカッションの意味とフォーラムの違い
パネルディスカッションは数人による公開討論のことで、登壇者のことをパネラー・パネリストと呼びます。パネラー同士もしくは進行役が質問しながら討論を進め、基本的に聴衆に対する質疑応答の時間を設けない点が特徴です。テーマに対して幅広い意見に触れられる点ではフォーラムと似ています。
カンファレンスの意味とフォーラムの違い
カンファレンスは会議を意味し、フォーラムと違って議論を聞く第三者がいることはありません。会社・政治家など特定の組織内で行なわれ、普段の会議と区別して、重要なテーマを扱う際に使用される傾向にあります。当事者のみが参加し、登壇者がテーマについて発表してから、全員で討論に進む流れが一般的です。
セミナーの意味とフォーラムの違い
セミナーは参加者に対して、講師が専門的な知識を教える場です。セミナーは講演会と同じ意味で使用されることもあります。登壇者は先生、聴衆は生徒というイメージです。フォーラムとは目的そのものが異なるといえます。
ワークショップの意味とフォーラムの違い
ワークショップの特徴は、参加者が主体となって意見交換を行なうことです。輪になったりテーブルを囲んだりして、参加者がお互いを認識しやすい形をとります。参加者全員が討論に加わるため、少人数のほうがスムーズです。参加者が主体である点が、フォーラムとの違いです。
フォーラム開催に必要なこと
どのようなイベントを開催するにしても、綿密な計画と事前準備が大切です。ここでは、フォーラムの開催にあたり特に押さえておくべきポイントを説明します。
企画立案
はじめに必要となる企画立案は、何より重要です。「いつ」「どこで」「誰に」「何を」「どのように」という5つを軸に、企画内容を具体的に考えます。まずは何をテーマにして、どのようなことに興味・関心を持つ人をターゲットにするのかを明確にしましょう。開催目的や規模だけでなく、参加料金の価格設定や魅力的なタイトル考案も大切です。
会場選定・手配
会場選びはフォーラム成功の鍵を握る大切な要素の一つです。定員や想定人数など、企画した規模に見合う広さがあり、なおかつ予算内に収まる会場を探します。使いたい機材や設備を会場から有料で借りられる場合もあるため、備品のレンタル料も含めて選定を進めましょう。
集客を成功させるには、参加者の視点でアクセスの良さや設備の充実度、そして会場自体の認知度などが重要になります。会場の様子によってフォーラム全体の雰囲気が左右される場合もあるため、会場選定は慎重に行ないましょう。
ゲスト・パネラー・登壇者の選定・依頼
ゲストやパネラー、コメンテーター、登壇者、講師を招く場合は、テーマに合わせて選定します。依頼する際はフォーラムの目的や規模、予算などをきちんと伝えましょう。報酬や交通費・宿泊費などが必要になることもあるため、考慮しておきましょう。
また著名人に依頼する場合は、スケジュールを調整できるよう早めに依頼しておくべきです。断られた場合も想定して、あらかじめ多めに候補者を選定しておくとスムーズに決まりやすいでしょう。
集客・宣伝
一般の参加者を募るために、さまざまな方法で宣伝を行ないます。告知開始はフォーラム開催の1ヵ月前が目安です。Webサイトの開設をはじめ、チラシ、リスティング広告、SNSなど、幅広いツールを活用します。目標人数を集客するためには積極的なアピールが必要です。
会場によっては、会場で使用できる宣伝媒体もあるので、会場での宣伝も含めて検討を進めましょう。
また、参加者へのスムーズな対応ができるように、問い合わせ窓口や申し込みフォームなども告知開始までに準備しておきましょう。
資料・機材・設備の準備
フォーラム当日に参加者へ配る資料やパンフレットを準備します。運営スタッフに向けた運営マニュアルも準備しておきましょう。タイムテーブルやオペレーションをはっきりさせておくことで、当日の進行がスムーズになります。登壇者とは資料やプレゼン内容も事前に共有しておきます。
また、スライドを映すためのプロジェクターやスクリーン、マイクやスピーカーなどの機材や設備も準備します。会場から借りる備品がある場合は、当日持ち込むものと別々にリストを作成しておくとよいでしょう。
フォーラムを開催するなら「ヒカリエホール」がおすすめ！
さまざまな機能が備わる高層複合施設「渋谷ヒカリエ」。渋谷ヒカリエ9階に位置する「ヒカリエホール」はファッションショーや展示会だけでなく、フォーラム開催にもおすすめのイベントホールです。ここでは、ヒカリエホールの特徴を紹介します。
フォーラムの規模に合わせて2つの空間が選べる！
ヒカリエホールはホールA（1,000㎡）とホールB（300㎡）の2種類のホールがあり、どちらも天井高は約7mの広々とした空間です。両ホールは同じフロアにあり、各ホールにホワイエも備わっています。そのため、ホールA・Bをあわせて利用することで、大々的な企画も実現可能です。
駅直結でアクセス抜群！
ヒカリエホールは渋谷駅直結の好立地にあります。JR・私鉄の合計9路線が利用可能で、駅周辺の施設も充実。フォーラムの前後に予定がある人でも気軽に参加でき、アクセスの良さから遠方のゲストにも依頼しやすいホールです。
大型エレベーター完備で会場準備もスムーズ
ヒカリエホールはゆとりある搬入経路を整えており、スムーズな会場準備が可能です。最大11tトラックまで乗り入れ可能な搬入スペースに、搬入専用の大型エレベーターもあります。また、イスと机を始め、音映照機材や舞台備品などの備品も充実しているため持ち込みの負担削減も可能です。限られた時間のなかで、ストレスなく準備・撤収ができます。
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また、空き状況の確認や予約、内覧、料金などについてご質問がある場合は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
まとめ
フォーラムとはテーマについて結論を出すための集会を指します。より良いフォーラムを開催するためには、綿密な企画立案から会場・機材の手配、登壇者への依頼などの事前準備が大切です。
特に会場選びはイベントの雰囲気に影響する重要ポイントの一つですので、アクセスや設備の充実度などを確認しましょう。ぜひ多くの参加者に「来て良かった」と思ってもらえるようなフォーラムの開催を目指してみてください。
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