イベントを成功に導くためには、イベント運営の全体像をイメージすることが重要です。
しかし、準備すべき事柄が多く、何から手をつけたらよいかわからないという方は多いのではないでしょうか。
この記事では、イベントを企画する担当者の方に、運営の全体像や効率的な進め方、成功に導くポイントなどを解説します。
イベント運営の第一歩
まずは、イベント運営にあたっての基本となる考え方を紹介します。
イベント運営とは？
イベント運営とは、企画から当日の運営、そして終了後の振り返りに至るまでの、イベント開催にかかる業務全般を指します。
イベント開催の目的
イベント運営の第一歩として、「何のためにそのイベントを開催するのか」という目的の明確化が重要です。
イベントの開催の目的としては、主に次の4つが挙げられます。
- プロモーション
見込み顧客や既存顧客、また、メディアなどに向けて自社や自社商品をPRすることで、認知向上や商品理解の促進、売上増加などの効果が見込めます。
例）セミナー・説明会、展示会、記者発表会 など - 顧客や取引先への接待
自社と付き合いのある顧客や取引先へおもてなしをすることで、特別感を醸成し、自社の好感度や信頼感を上げる効果が期待できます。
例）懇親会、株主優待イベント、招待制販売会 など - 社内交流
社内向けのイベントによって、社員同士や家族などが交流を図り、会社への帰属意識や社員同士の信頼感向上、モチベーション維持につなげることができます。
例）忘年会、親睦会、スポーツイベント など - 社会貢献やボランティア
社会貢献やボランティアの側面を持つイベントは、参加者や来客に企業への親しみをもってもらい、好感度や信頼度を上げる効果が見込めます。
例）シンポジウム、学園祭への企業参加、工場見学ツアー など
イベント開催にあたっては、そのイベントで得たい具体的な成果を主軸に、上記のような目的をしっかりと定義することが大切です。
イベント運営の基本的な進め方
それではいよいよ、イベント運営の具体的な流れや進め方を見ていきましょう。
企画
まずは、実施するイベントの企画を行います。
前項で紹介したように、イベント開催の目的を明確にした上で、集客ターゲットや内容を決定しましょう。
イベントは目的達成の手段にすぎないため、大きな目的やテーマを設定しすぎないことが重要です。目的はできる限り1つに絞ることで、成果の見込める企画を立てやすくなるでしょう。
また、イベントの内容を考える際には、下記の「6W2H」を意識するとより良いアイディアの想起につながります。
- Why（なぜ）：イベントを実施する動機や理由、イベントを通して達成したいこと
-
Who（誰が）：主催者や関係者などイベントの協力者
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Whom（誰に）：イベントを届けるターゲット
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What（何を）：参加者に届けるイベントの内容
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When（いつ）：イベントの日程
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Where（どこで）：イベントの開催場所
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How（どのように）：参加者のニーズに応える方法
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How much（どれだけ）：イベント開催にかかる費用
日程・会場の決定
次に、設定した集客ターゲットや内容に合わせ、日程と会場を決めます。
日程は、例えば一般向けのオープンなイベントの場合、土日や祝日に設定すると、より多くの参加希望者のニーズに応えることができます。また時間帯は、土日祝日ならお昼頃、平日なら一般的な就業時間終了後の18時以降に設定すると、参加しやすくなります。
会場は、イベントの参加人数や規模、設備、予算などから総合的に判断し、選定しましょう。
通常、駅から近いアクセスのよい会場を用意すると、参加しやすいイベントになります。
※昨今、配信イベントも注目を集めていますが、オンラインで開催する場合でも、ある程度の広さが必要になります。スタッフや参加人数の規模に加えて、セットや機材のスペースを十分に確保できる会場を選びましょう。
宣伝・告知
イベントには、事前告知が必須となります。内容を広く知らせることで興味関心を呼び、集客につなげることができます。
宣伝・告知の方法はイベントの性質によっても異なります。
例えば、社内向けのイベントの場合は、全社メールの配信や社内ポータルへの掲載、各部署のリーダーを通じた口頭での告知などが考えられます。
一方、社外向けのイベントは、見込み顧客に対するメールマガジンでの告知やポータルサイトへの広告の掲載などが適切です。
イベント準備
イベント開催に向けた準備は、運営担当者の選定や、会場をはじめとする各社とのやりとり、看板・パンフレットなどの制作物の手配、運営マニュアルの作成、機材の手配など多岐にわたります。
事前準備にどれだけ時間をかけたかで、イベントの成否は左右されると言っても過言ではありません。
また、十分な準備をしていても、当日予期せぬことが原因でトラブルが生じる可能性は大いにあります。なるべくたくさんのトラブルを事前にシミュレーションし、対処方法などをマニュアルに記載しておくと安心です。
イベント実施
当日は、事前に作成した運営マニュアルに基づいてイベントを進めます。
特に時間管理は徹底し、スケジュールに沿って進行できているか、常に意識しましょう。時間が押すとゲストの都合や会場の使用時間、撤収時間など、全体の進行に大きく影響してしまいます。
また、想定外の事柄についても臨機応変な対応を心がけましょう。
イベント終了後の振り返り
終了後は、開催したイベントを振り返って効果測定をし、次回に向けた改善点を洗い出します。
来場者アンケートなどを活用して、事前に定義したイベントの目的はどの程度達成できたか、失敗した点はどこか、など客観的な視点から明らかにしていきます。
振り返りで明らかになったことは、同様のイベントを今後も続けていく場合はもちろん、違うテーマのイベントを開催する際にも、良い参考材料となるでしょう。
イベント運営を成功に導く3つのポイント
ここまで、イベント運営の基本的な進め方を見てきました。
この章では、その中で担当者が特に押さえておきたい、イベント運営を成功に導くための3つのポイントを紹介します。
企画は過去の事例を参考にする
イベントの企画で、具体的にどのようなイベントにすべきかアイディアが思い浮かばないときは、他社の事例や自社内の過去事例を参考にしてみましょう。
それぞれのイベントの目的が何か、どのようにターゲットの興味関心を惹きつけているのかという視点で過去の事例を見てみると、企画に役立つヒントを見つけられるかもしれません。
なお、完全な模倣はコンプライアンス違反にあたるため、参考にするのは、あくまでアイディアの部分に留めましょう。
より具体的なマニュアルを作成する
イベント準備の中で、最も重要な作業の１つに「運営マニュアルの作成」があります。
運営マニュアルは、イベント開催に関わる全ての人が、そのイベントの全体像を把握するために大変重要な資料です。
運営マニュアルの作成にあたっては、次の3点を明示することが必須です。
- 組織図 ：イベントに関わる人それぞれの関係性や、各セクションの責任者をまとめます。
- 当日のスケジュール：時系列に沿って、イベント全体の進行スケジュールを明記します。
- 会場レイアウト ：主催者側と参加者側の両方の視点で、具体的なレイアウトを作成します。
また、付属資料として、緊急時の対応フローや備品リストも作成するとよいでしょう。
実際に会場を内覧してシミュレーションを行うと、以下のような詳細な情報が記載でき、より具体的で使いやすいマニュアルとなります。
- 最寄り駅から会場までのアクセス
- バックヤードの移動ルートなどの裏導線
- 見切れ席や空席の状況のイメージ
マニュアル作成後は関係者全員へ共有し、抜けもれがないかを確認しましょう。
迅速な会場設定をする
イベントの開催にあたり、人気のある会場は問合せが集中する傾向にあり、その数には限りがあります。
会場規模やアクセス、料金はもちろんのこと、利用可能時間や得意とするイベントなどを事前に調査し、なるべく早い段階で、イベントの目的や内容に適した会場選定を行うことが重要です。
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まとめ
イベントを成功させるためには、そのイベントの目的を明確化し、スムーズな運営を実現することが大切です。
企画から終了後の振り返りに至るまで、イベント運営にかかる業務は多岐にわたりますが、過去事例の活用や、具体的なマニュアル作成、迅速な会場選定など、ポイントを押さえてより効果的なイベント開催を目指しましょう。
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