2026年1月16日更新
現在日本では働き方改革が進められているなかで、会議の効率化が重要視されることも多くなりました。会議とは本来、事業の問題の解決策を決めたり、業務の改善や業績向上のための意見を出し合ったりする場です。
しかし、会議の意味を履き違え、ただ話すだけの雑談会になると、せっかく時間を割いて会議を開いたのにもかかわらず、かえって業務時間を無駄にしてしまうことになるでしょう。
そこで本記事では、会議を効率化するための3つのコツについてご紹介します。
ビジネスのプロセスにおいて、会議は企業の目的達成に関わる重要な役割を担っています。
テレワークが普及した現在、従来のオフライン会議に加え、Web（オンライン）会議も当たり前の存在になりました。
しかし、会議そのものに課題を抱き、オフライン・オンラインを問わず、新たな会議のあり方や進め方を模索する企業も増えています。
なぜなら、非効率な会議は、時間の浪費・業務の停滞・人件費の増加といった悪循環を引き起こしてしまうからです。実際、調査によると、「社内会議への課題意識がある」という人は53.9％、「社内会議中に無駄だと感じることがある」という人は88.8％という結果（※）も報告されています。
このような課題を解決し、会議の効率化を実現するためには、「事前準備を綿密に行う」「参加者を選定する」「会議の進め方を工夫する」などの対策が必要です。
さらに、会議時間に制限を設ける、司会（ファシリテーター）を置いて議論を整理・促進する、決定事項や次のアクションを明確にするといった取り組みも、時間の有効活用はもちろん、従業員の生産性向上や企業のコスト削減につながります。
会議を効率的かつ有意義なものにするために、会議の進め方を見直していきましょう。
※ 「社内会議白書2023 by MeetingBase」より
ビジネスシーンで行われる会議は、何のために行うのでしょうか。会議をした先には何が変化していくのでしょうか。企業における会議のあるべき姿について触れていきます。
会議は、話し合いによって課題の洗い出しや問題解決などを図るために行うものです。
事業の軌道が少しズレてきた場合に、一度会議を開いて軌道修正をしたり、目標を再確認して事業のアップグレードを図ったりするのも、本来の会議の目的です。
無駄に時間が長い会議や、同じ議論を繰り返すなど、非効率な会議を経験している方も多いでしょう。会議が早めに終わったことで残りを雑談に費やしてしまうパターンもあります。
会議とは本来情報共有の場として機能するはずが、大事な情報が共有されず業務方針に反映されない会議も多々行われています。
それでは、本来あるべき理想の会議とはどのようなものでしょうか。理想の会議にするには、会議の目的を全員が共有していることが重要です。会議は全員が同じ目的を共有しているからこそ、方向性が一致するのです。
目的が不鮮明なまま会議を行うと話し合いがまとまらず、結局何のための会議だったのかわからなくなります。目的が共有されていれば、会議を効率良く進められるため、短時間かつ密度の濃い会議となるでしょう。
では、会議をスムーズに進めていくためのコツを3つご紹介します。会議を進行する際に、ぜひ意識してみてください。
会議をスムーズに行うためには、まず事前準備が重要です。
事前に、会議で議論する内容や資料などを参加者全員に周知をしておきましょう。
あらかじめ情報周知をしておくことで、会議の目的や話し合うべきことを共有することが大事です。
会議の進行を遮ることのないようプロジェクターやホワイトボードなど、会議に必要な備品がそろっている会場を予約しておきましょう。機材の使い方もあらかじめ把握しておくと、スムーズに会議を進行できます。
会議内容や資料について意見やアイデアが欲しい場合は、会議前に参加者へ告知しておきましょう。事前に情報周知をしないと会議の方向性が定まらず、非効率な会議になってしまいます。
始まってから勝手に意見が飛び交う、アイデアを考えこんでしまう、会議自体の主旨を把握しておらず説明に時間を要してしまうなど議論の進行に支障をきたす可能性があります。
会議には、遠方から参加する方もいるかもしれません。しかし、遠方から来るとなると移動が必要なためコストがかかります。そのようなときに便利なのがWEB会議です。
WEB会議はそれぞれの端末にビデオ会議ツールをインストールすることで、場所に制限されることなく会議が可能となります。
WEB会議を行う際におすすめしたいのが、ヒカリエカンファレンスの「WEB会議セット」です。
ヒカリエカンファレンスは、渋谷ヒカリエ内にある貸し会議室で、WEB会議やオンラインセミナーなどでも多く使われています。
WEB会議セットでレンタルできる備品は、広視野角レンズ搭載のWEBカメラ（BUFFALO BSW500MBK）と、集音機能に優れたマイクスピーカーシステム（YAMAHA YVC-1000＋YVC-MIC1000EX）です。
ヒカリエカンファレンスのWEB会議セットを利用すれば、会場側が事前に機材のセッティングを行うため準備する手間がいりません。気軽にWEB会議を行えるので、ぜひ利用してみてください。
【ヒカリエカンファレンスWEB会議セット】
https://space.hikarie.jp/hubfs/conference/News_Web_conference_set_2204.pdf
会議の参加者には、できる限り会議の議題に関係のある人だけを招集することも重要です。議題に関係ない人が参加すると、会議の進行を妨げてしまうことも考えられます。
必要な人だけで必要な議論を交わせるように、会議の参加者は少数精鋭が望ましいでしょう。
会議をスムーズに進めるには、ときに工夫を凝らすことも大事になります。
議論を進めていくと、ときには議論しているテーマからズレるケースもあります。そんなときは会議の進行役の人が、一言柔らかい口調で論点がズレていることを伝えるようにしましょう。
また、会議は参加者の時間を取って行うものになるので、議論すべき話題に絞って会議を進めるように注意する必要があります。
会議を進める際、議論のなかで意見が分かれることがあるかと思います。ときには相手の意見に対して反対する場面も出てくるでしょう。しかし、ただ反対意見を発言して終わると、後味の悪い会議になりかねません。
反対意見を発言する場合は、良い方向へ進めるための代替案を出すことで相手も納得してくれるでしょう。
会議にはさまざまな目的があり、その目的に応じて会議の進め方を変えることが重要です。
ここでは、「ブレインストーミング」「情報共有」「意思決定」の3つの目的に応じた会議の進め方をご紹介します。
ブレインストーミングとは、参加者が自由に意見を述べ、提案することを目的に行うものです。
議論の目的やテーマを明確にしておきます。
さまざまな視点の意見を引き出すために、異なる役職や分野の人材をバランスよく選定しましょう。
意見を付箋に書き出して可視化する、個々の意見を批判しないルールを共有するなど、発言しやすい工夫を取り入れましょう。
情報共有会議とは、進捗の報告や連絡事項など、参加者同士の情報共有を目的に行われます。
報告・連絡事項を簡潔にまとめた資料を用意します。
各チームの代表者など、参加者を選定します。
一人ひとりの持ち時間を設定し、司会（ファシリテーター）はスムーズな進行を心がけます。
意思決定会議とは、参加者が意見を出し合い、組織として何かを決定したり、決裁を行ったりするためのものです。
「意思決定すべき事項」「決定権を持つ人物」「意思決定の方法」を明確にしておきます。
適切な参加者を選定し、意思決定に必要な資料を事前に共有します。
司会（ファシリテーター）が論点の整理や議論の軌道修正を行いながら、円滑に採決まで導くようにします。
このように会議の目的に合わせて進め方を工夫し、有意義な会議で効率化を図りましょう。
会議をスムーズに進めるための工夫やコツをご紹介してきましたが、会議を進めていくうえで欠かせない役割があります。その役割とは、司会（ファシリテーター）です。
ファシリテーターとは、集団行動においてスムーズになるよう進行する役割を意味します。会議の場合、参加者の発言を促したり議論を取りまとめる役割の人がファシリテーターにあたります。
ファシリテーターはスムーズに進行させる役割があるため、中立的な立場で会議の場をまとめることが求められます。会議がスムーズに進むかどうかは、ファシリテーターの進行が大きく影響するのです。
淡々と進行させるだけでは、会議は効率的にはなりません。ファシリテーション力を高めるためにも、司会役の人は以下のスキルを磨いておくとよいでしょう。
アイスブレイクとは、緊張した空気や硬い空気を壊してコミュニケーションを取りやすくすることです。会議においても、場の雰囲気を和ませて、全員が意見を言いやすくするスキルが重要になります。
参加者から出た意見を理解したうえで咀嚼し、その内容をわかりやすく他のメンバーに伝えるのも重要なスキルです。自分の発言が他のメンバーに理解されていないと感じると、その人は次から意見を言いづらくなってしまいます。
参加者が出した意見を肯定し、発言の良いところに重点を置くことで意見が言いやすい雰囲気を作ります。また、出た意見からさらに深い意見を引き出し、参加者全員に感じ取ってもらうことで、より濃い議論になるでしょう。
会議が進んでいくなかで、意見が対立して議論が長引くことも出てくるでしょう。そんなときは、ファシリテーターが残りの連絡事項を知らせる、意見が飛び交っていても一旦議論を区切るなど、タイムキーパーの役割を担います。
また、ファシリテーターは中立的な立場で意見を聞き、良かった点はフィードバックします。参加者に対して平等に良い点をピックアップすることで、参加者全員からの信頼も獲得することができるでしょう。
さらに、会議の情報をシェアする、参加者のなかで認識の違いが発生しないように話の内容を確認することもファシリテーターの重要な仕事です。結論をまとめ、無事に予定していた会議の着地点に向かうように、うまくつなげましょう。
会議効率化は、多くの企業にとって共通の課題です。
この課題を解決して会議の質を上げるために、有名企業の事例を見てみましょう。
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トヨタ自動車株式会社 |
・本音で語り合う ・会議に資料を持ち込まない |
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Google LLC |
・5分〜10分単位で会議を設定する ・意思決定者を事前に指名する |
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Apple Inc. |
・最小限の参加者（当事者のみ）に限定 ・会議での決定事項に責任者を指名 |
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Amazon.com, Inc. |
・プレゼンテーション用のツールを使わない ・会議の冒頭に資料を黙読する |
トヨタ自動車の会議では、本音で語り合うことを大切にしています。自由なディスカッションができるよう、資料を持ち込まないというルールもあるそうです。
Googleでは、会議に費やす時間を細かく設定し、スキマ時間を有効に活用できるようにしています。
また、各会議における意思決定者を事前に指名し、目的の明確化やアジェンダ作成などを担当させることで、会議の成果を確実に得られるよう工夫されています。
Appleでは、会議の参加者を最小限に絞ることで会議効率化を図っています。
会議での決定事項にその場で責任者を指名するため、参加者の役割も明確になり、議論の結果を確実に実行に移せる仕組みになっています。
Amazonでは、会議の資料に箇条書きやプレゼンテーション用のツールを使うことはほとんどないといいます。人によって解釈の違いが生じることを避けるために、「文章形式」の資料にすることで、いつ誰が読んでも正しく理解できることを重視しています。
また、会議の冒頭にその資料を黙読する時間を設けることで、参加者が議題を確実に理解してから議論に入れるようにしています。
上記の企業事例を参考にしつつ、自社に最適な方法を取り入れ、会議効率化を推進しましょう。
今回は会議の効率化という視点から、会議の進め方のコツやファシリテーションの重要性などをご紹介してきました。意味のある会議をしなければ、会議はただの雑談会となり時間も労力も無駄になってしまいます。
会議は、社内の業務効率化を図ったり、業績向上をさせたりと、会社が成長するために行うものです。中身の薄い議論にならないようにするには、事前の準備やファシリテーターの進行が重要になります。
とはいえ、ときには今までにない進め方で斬新なアイデアを募ったり、その芽となるものを生み出したいときもあると思います。そんなときは会議室の雰囲気を変えることでうまくいくかもしれません。
「いつもの会議室とは違う空気感を作りたい」「参加者の発想を刺激するようなレイアウトにしたい」。そんなご要望がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。最適な備品と空間作りをご提案させていただきます。
HPはこちら https://space.hikarie.jp/conference/